Case

Vaarontheffingen

Vaarontheffingen

In opdracht van en in samenwerking met de Stichting VEEN heeft Speaking Visuals een systeem ontwikkeld waarmee vaarontheffingen kunnen worden aangeschaft, beheerd, uitgegeven en gecontroleerd. Het is een systeem dat gebruiksvriendelijk is voor ontheffingaanvrager/-houder, administratie en controleur van vaarontheffingen.

Jaarlijks 3000 vaarontheffingen

Om te mogen varen op de Reeuwijkse Plassen is een vaarontheffing nodig. Deze zijn er in de vorm van een jaarontheffing, weekontheffing of dagontheffing. De uitgifte en betalingsregeling van vaarontheffingen is door de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk uitbesteed aan de Stichting VEEN. Jaarlijks geeft deze stichting zo’n 3000 vaarontheffingen uit. Een aanvrager van een ontheffing krijgt van de Stichting VEEN een sticker toegestuurd die hij op zijn boot kan plakken. De BOA, de Buitengewoon Opsporingsambtenaar,  kan tijdens zijn controle op het water hierdoor goed zien of iemand een ontheffing heeft.

Homepage van vaarontheffingen.

Online beheer van vaartuigen en ontheffingen

Na het aanmaken van een gebruikersaccount wordt de ontheffingaanvrager bij de hand genomen en in vijf stappen door het aanvraagproces geleid.

  1. Voeg één of meer vaartuigen toe
  2. Kies per vaartuig de gewenste vaarontheffing
  3. Vul uw persoonsgegevens in
  4. Controleer uw gegevens
  5. Reken veilig af met iDEAL

Indien de gebruiker al eerder een ontheffing heeft aangevraagd geeft het dashboard een overzicht van de vaartuigen van de ontheffinghouder en de status van de ontheffingen die hij heeft aangevraagd.

Overzicht van alle vaartuigen van de ingelogde gebruiker.

Van acceptgiro naar iDEAL

Voordat dit systeem werd ontwikkeld werden de vaste ontheffinghouders jaarlijks acceptgiro’s toegestuurd. Betalingen moesten handmatig worden gecontroleerd voordat een ontheffing kon worden toegestuurd. Mocht er in de loop van het jaar iets aan het vaartuig of adres van de ontheffinghouder veranderen (bv. verandering van naam of motor of adreswijziging), dan moesten wijzigingen worden doorgegeven door een PDF te printen, in te vullen en op te sturen naar de administratie van Stichting VEEN. Vervolgens moest dit nog eens handmatig worden aangepast. Dit alles zorgde voor een hoop onnodig werk.

In het nieuwe systeem beheren ontheffinghouders zélf hun vaartuigen, ontheffingen en persoonsgegevens. Gegevens worden beveiligd en gecentraliseerd opgeslagen en zijn tevens inzichtelijk beschikbaar voor administratie en controleur. Acceptgiro’s zijn niet meer nodig. Betalingen worden verricht via iDEAL. Betaalde, succesvolle aanvragen worden klaargezet voor de administratie die vervolgens met een aantal simpele handelingen de ontheffingaanvragen kan afronden. Dit levert tijdswinst en kostenbesparing op.

Selecteer de vaartuigen waarvoor een jaarontheffing wordt aangeschaft.

Slimme berichtgeving

De ontheffinghouder wordt door middel van een slimme berichtgeving op de hoogte gehouden van de status van zijn ontheffingaanvragen. Deze berichten worden verstuurd naar zijn e-mailadres en komen binnen in zijn berichtenoverzicht op de website. Naast statusupdates van zijn aangevraagde ontheffingen, krijgt hij berichten indien het mogelijk is om de jaarontheffing voor het volgende jaar aan te vragen.

Overzicht voor de beheerder met actuele status van de aangevraagde vaarontheffingen.

Functioneel beheer

Ook de administratieve kant van het systeem is functioneel en gebruiksvriendelijk opgezet. Door een intensieve samenwerking met de administratie van Stichting VEEN hebben we een zeer gebruiksvriendelijk back-end van de website kunnen creëren. Geen overvloed aan statistiek, maar een taakgerichte indeling en functionaliteit. Zo zijn alleen de betaalde ontheffingen zichtbaar, is er een ontheffing verwerkingsproces bestaande uit drie simpele stappen en is het mogelijk om ontheffingen ‘aan te houden’, waardoor ze tijdelijk uit het verwerkingsproces worden gehaald.